Denne personvernerklæringen gjør rede for vår håndtering av personopplysninger som samles inn for å kunne utføre våre tjenester overfor medlemmer og andre vi jobber med. Behandlingsansvarlig i organisasjonen er styreleder. Henvendelser om innsyn, retting eller sletting av personopplysninger gjøres til styreleder eller sekretær.
Hvordan innhenter vi personopplysninger?
Vi ber om navn, (post)adresse, e-postadresse og telefonnummer fra våre medlemmer ved innmelding i historielaget. I tillegg til disse opplysningene noterer vi dato for innmeldingen.
Vi oppfordrer våre medlemmer til å gi oss beskjed når opplysningene endres.
Hva brukes opplysningene til?
De innmeldte opplysningene lagres i vårt medlemsregister. De brukes for utsendelse av medlemsblad og faktura for medlemskontingent og for å kunne informere om våre medlemstilbud, som turer, arrangementer og møter.
Ved avsluttet medlemskap slettes personopplysningene.
I tilknytning til arrangementer benytter vi nødvendig informasjon, både den vi har i vårt medlemsregister og eventuelle opplysninger om allergier o.a. Disse blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet, og blir slettet etter endt arrangement.
Vi er pliktig å melde ifra om hvor mange medlemmer vi har i laget. Vi melder kun i fra antall medlemmer. Opplysningene som er registrert om medlemmene blir ikke sendt.
Hvordan behandles opplysningene?
Medlemsregisteret lagres på tre ulike steder i tilfelle datasvikt eller dataangrep.
Medlemsregisteret lagres i et regneark.
Medlemsregisteret er i tillegg lagt inn i regnskapsprogrammet for utsendelse av faktura av medlemskontingenten.
Hvem behandler opplysningene?
Styret i historielaget har tilgang til medlemsregisteret.
Styrets medlemmer har oppgaver knyttet til bruk av medlemsregisteret gjennom innkallelse til arrangementer, utsendelse av faktura og utsendelse av medlemsblader.
Ved utkjøring av medlemsblader blir medlemsbladene fordelt på andre personer i laget for utkjøring. De får dermed innsyn i navn og adresse for medlemmer på sin rode.
Historielagets revisorer vil kunne ha innsyn i opplysningene ved revisjon av regnskapet.